Un projet qui déménage !

Contexte

Le Groupe Clarins, implanté sur 9 sites en région parisienne, souhaitait se regrouper sur un seul unique site entre Neuilly et Paris et faire construire dans le cadre d’une VEFA avec Bouygues Immobilier son nouveau siège social.
Depuis la signature du contrat de Vente en l’État Futur d’Achèvement jusqu’à la livraison, l’objectif de la mission a été d’assister le client d’un point de vue à la fois investisseur et utilisateur, de la mise au point du projet en phase conception, jusqu’à l’aménagements des équipes.

Valérie Nahon Forgette et Lovisa Hagdahl ont accompagné Clarins tout au long du processus de création du nouveau siège social.

L’aménagement intérieur d’une usine est pensé et réalisé en fonction des besoins précis de la production afin d’en optimiser les étapes, les déplacements ou les gestes des ouvriers. Cette organisation, qui tient compte des besoins d’efficacité du process, paraît d’une évidence inouïe. Reconnue dans le monde industriel, cette approche n’est pas encore appliquée de façon systématique dans le secteur tertiaire. Or, ce n’est pas parce que les personnes travaillent aujourd’hui majoritairement dans des bureaux qu’ils ont les mêmes façons de faire et qu’ils peuvent très bien s’adapter à un aménagement standardisé. Bien au contraire, ce sont les espaces qui doivent se créer en fonction des besoins des salariés.

L’espace a des conséquences sur la qualité du travail, du bien-être et de la santé de ses occupants. C’est donc à lui de s’adapter aux besoins professionnels des personnes.
Valérie Nahon Forgette & Lovisa Hagdahl

Bien sûr, les paradigmes évoluent rapidement, oscillant entre bureaux individuels, généralisation de l’open space et développement des espaces favorisant les échanges entre collaborateurs. Il est parfois difficile d’harmoniser les contraintes de long terme de la construction avec l’évolution des méthodes de travail et des façons d’optimiser les espaces. Nous sommes de plus devenus des êtres multitâches et nos besoins évoluent très rapidement selon notre activité (proximité plus ou moins nécessaire avec les collègues, structure du bureau plus ou moins adaptée, etc.). Pourtant, c’est ce défi que nous avons dû relever à l’occasion de la construction du nouveau siège social de Clarins à Paris.

Le regroupement de 7 sites différents dans un nouveau siège social est déjà un moment exceptionnel dans la vie de cette entreprise familiale et en constitue un symbole marquant ; l’occasion était donc opportune pour repenser le cadre de travail de tous les collaborateurs.

Nous avons pu accompagner Clarins tout au long du processus de création du nouveau siège social. C’était une belle aventure humaine. L’organisation de différents groupes de travail a permis de mener une réflexion sur l’aménagement des espaces de travail en concertation, ce qui a contribué à préparer les collaborateurs au changement ; ceci a grandement contribué au succès de l’opération.
Valérie Nahon Forgette & Lovisa Hagdahl

Egis a, entre autres, été chargé de la programmation et du space planning de ce bâtiment comportant des bureaux, des espaces de restauration et une école d’esthétique. Nous avons mené de nombreux entretiens qui nous ont permis de comprendre les particularités de cette entreprise et les façons de travailler de ses collaborateurs. L’enjeu était donc de saisir au mieux les méthodes de travail des différents services afin d’élaborer une charte d’aménagement adaptée. Cette charte définit les besoins spécifiques liés à l’activité de l’entreprise (nombre et dimension des bureaux, des salles de réunion, des espaces de rencontres, des espaces support, etc.). Cette étape a été cruciale car elle impacte le quotidien de l’entreprise, les conditions de travail de chaque salarié et donc leur efficacité.

Conscients que la réflexion sur l’implantation des postes ne pouvait se faire sans concertation ni échange avec les utilisateurs finaux, nous avons mis en place des groupes de travail sur des thématiques variées, comme « Travailler autrement », « Communication et collaboration » ou encore « Les services ».

Au-delà de la programmation, nous avons conduit cette mission sur le long terme ; nous avons commencé à y participer dès l’avant-projet détaillé du bâtiment et avons accompagné Clarins jusqu’à la mise en place du mobilier et à l’installation des salariés dans leur nouvel espace de travail. L’accompagnement à la conduite du changement a été primordial pour assurer une transition en douceur et le succès d’une opération aussi conséquente que le déménagement de plus de 600 employés.

Le déménagement d’une entreprise, qui plus est, d’un siège social, est une étape importante dans la vie d’une organisation. Elle engendre des investissements importants et doit impacter au minimum le travail courant. C’est la raison pour laquelle les locaux doivent être définis en fonction des besoins de l’entreprise et les salariés accompagnés dans le changement afin que l’installation sur site ne génère pas des frustrations trop importantes ou une période trop longue d’appropriation des lieux.Valérie Nahon Forgette & Lovisa Hagdahl

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